Со временем в каждой компании накапливаются горы документов. Для более эффективной работы понадобится комплексная автоматизация. Мы в Optimus Labs занимаемся созданием и поддержанием систем ЕСМ. Нужна ли она вам? Чтобы узнать это, ответьте на несколько вопросов.

Как понять, что вам нужна система ECM

  • Насколько часто теряются документы и другие рабочие бумаги в вашей организации?
  • Знают ли сотрудники, где они могут найти нужные документы?
  • Насколько быстро согласовываются документы?
  • Не затрудняет ли поиск документов деловые переговоры?
  • Можете ли вы точно сказать, какие из ваших поручений ещё не выполнены или просрочены?
  • Насколько сильно бумаги занимают рабочее пространство?

Если документы занимают место и постоянно теряются — пора переходить на электронную систему документооборота. Это особенно актуально для больших компаний с множеством отделов.

При помощи системы ЕСМ вы:

  1. Повысите дисциплину сотрудников. Система контролирует все этапы выполнения выданных вами поручений.
  2. Обеспечите конфиденциальность документов. Доступ к ним имеют только сотрудники с определенным уровнем допуска.
  3. Сможете легко внедрить инновации. На базе ЕСМ работает система оповещения. Все сотрудники вовремя узнают об изменениях. Также с ЕСМ гораздо легче изменить шаблоны документов.
  4. Обеспечите прозрачность процессов. Электронный документооборот легко отслеживается.
  5. Будете терять меньше времени. Поиск документов теперь занимает доли секунды. Это касается и согласования, и создания новых бумаг. Ускоряется документооборот компании — повышается её эффективность.
  6. Способствуете развитию корпоративной культуры. Сотрудники взаимодействуют теснее, чувствуют себя одной командой. Повышается общая ответственность, что позитивно влияет на качество.